AG Février 2023

ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE ASSOCIATION « GUITARES EN CHANSONS »

Mercredi 08 février 2022, Salle des Fêtes de LAGORCE.

Début de séance : 20h30

14 Présents : Christian SAPIN ; Sylvie CANTA ; Eric BENOIST ; Patrick ROUVEYROL ; Sadek MOHAMED; Cécilia FERRER ;Hervé OZIL ; Dominique HEMOUS ; Michel SERRET ; Jean Claude SURREL ; Patrick GANNEAU ; Françoise TRAVART ; Jean Claude TRAVART ; Joëlle ROSSI Maire de LAGORCE.

10 Absents Excusés : Patrice JANIA ; Antoine MANNINA ; Monique TOURREL ; Emmanuel MICHARD ; Marie Line ZUCCHELLI ; Michel DOYARD ; Jean Jacques PAGANELLI ; Hélène DESCHAMPS ; Nicolas PEROL ; Michel RAIMBAULT

9 Procurations : Patrice JANIA à Christian SAPIN

Antoine MANNINA à Christian SAPIN Monique TOURREL à Sylvie CANTA Nicolas PEROL à Sylvie CANTA

Emmanuel MICHARD à Patrick GANNEAU Marie-Line ZUCCHELLI à Sadek MOHAMED Jean Jacques PAGANELLI à Sadek MOHAMED Michel DOYARD à Eric BENOIST

Hélène DESCHAMPS à Patrick ROUVEYROL

1)   MOT ACCUEIL :

Mesdames, Messieurs, chers adhérents …

nous voici réunis pour notre première Assemblée Générale dans la salle des fêtes de LAGORCE.

Je remercie Madame le Maire de LAGORCE, Joëlle ROSSI pour sa présence à notre assemblée et pour la mise à disposition de la salle de spectacle LA CRYPTE, et aussi pour la subvention de fonctionnement.

  • BILAN MORAL DU PRESIDENT :

La saison 2022 s’est déroulée dans un contexte particulier lié à la pandémie Covid, et la réglementation sanitaire qui nous a obligé à prendre des précautions par rapport aux normes d’hygiène.

En premier lieu je tiens à remercier mes 5 camarades …, Sadek, Eric, Patrick, puis en cours de saison, Sylvie et Antoine qui ont accepté comme moi de mouiller le maillot, pour mettre en place l’association GUITARES EN CHANSONS.

J’associerai également Françoise et Jean Claude TRAVART, ainsi que Gilles VERGNAUD qui ont participé à nos premières réunions de travail collectif.

Cette initiative, datant de quelques années déjà, a abouti sur une volonté locale de rassembler quelques musiciens et amis (pour fonder une association dont la mission serait justement de produire des soirées musicales autour de la Guitare et du Chant). Aujourd’hui c’est chose faite …

Sans faire la genèse complète du projet, nous avons réuni un groupe de musiciens du Sud Ardèche, et avons rédigé les documents (Statuts, Règlement Intérieur …) qui nous ont permis de déclarer notre association en Préfecture, et de solliciter la municipalité de Lagorce par l’entremise de Violette EGON notre référente Culture et gestion de la CRYPTE.

Nos statuts ont été agréés et publiés au JO du 18 janvier 2022.

Dates des réunions de Bureau et préparations soirées :

  • 14 octobre 2021 1ère visite en mairie de Lagorce : Eric, Sadek et Christian plus Violette EGON.
  • 18 octobre 2021 1ère Réunion du Groupe constitution association GUITARES EN CHANSONS chez Eric.
  • 25 octobre 2021 Réunion commission travail sur les STATUTS chez Sadek : Christian, Sadek, Françoise & Jean Claude TRAVART, Gilles VERGNAUD.
  • 16 décembre 2021 AG constitutive salle des Fêtes de LAGORCE. Constitution du Bureau : Président : Christian SAPIN , Trésorier : Patrick ROUVEYROL, Secrétaire : Sadek MOHAMED.
  • 30 décembre 2021 CA chez Eric, dépôt des statuts et du règlement intérieur finalisés en Préfecture.
  • 05 janvier 2022 Point avec Mme Mariane BERTHON sur l’avancement de notre inscription au JO.
  • 10 janvier 2022 RDV Mme GAILLARD, en passant par Mme Mariane BERTHON France Service. Le PV du conseil municipal de Lagorce du 10 janvier 2021 acte le siège social de notre association à Lagorce, et met à disposition la salle de la CRYPTE un mercredi par mois.
  • 12 janvier 2022 RDV Mme GAILLARD en préfecture pour clôture du dossier.
  • 31 janvier 2022 Contact SACEM chez Eric.
  • 01 février 2022 Signature Convention d’utilisation de la CRYPTE avec Violette EGON.
  • 07 février 2022 RDV CRCA Mr Thierry SIBEU, mise en place signature du Trésorier Patrick, et du Président Christian.
  • 09 février 2022 RDV Violette EGON à la CRYPTE pour donner directives gestion SONO, ECLAIRAGES, SON.
  • 14 février 2022, RDV AXA pour Contrat Assurance, Denis BESSET.
  • 23 février 2022, RDV Jean-Claude MILLET & Eric BENOIST pour règlage SONO.
  • 08 mars 2022 RDV INFO RC avec EUROPHONIA07 interview Christian, présentation de l’association sur le site.
  • 28 mars 2022 CA chez Christian.
  • 13 juin 2022 préparation soirée du 15 juin chez Eric.
  • 07 juillet 2022 RDV Violette EGON point sur la logistique CRYPTE, Eric & Sadek.
  • 20 septembre 2022 préparation soirée du 21 septembre chez Eric.
  • 19 octobre 2022 préparation soirée du 26 octobre chez Christian.
  • 8 novembre 2022 préparation soirée du 9 novembre chez Christian.
  • 20 décembre 2022 préparation soirée du 21 décembre chez christian.

Au total pas moins de 23 participations

Ainsi nous avons pu démarrer notre première soirée musicale le :

  • Mercredi 16 février 2022, et avons comptabilisé pour notre première, une trentaine de personnes.

Ont suivi les :

  • Mercredi 16 mars 2022.

Et là nous avons rempli la salle, avec pas moins de 120 spectateurs, notre soirée revêtait un caractère particulier en relation avec les évènements du moment. Entièrement dédiée à SOLIDARITÉ UKRAINE, la recette participative à permis de remettre un chèque de 1000 € à l’association M.E.E.M. par l’intermédiaire de son Président Roland ARNOUX qui avait organisé le samedi 12 mars une concert caritatif à RUOMS, où plusieurs membres (Sadek, Patrick et moi même) avons participé à l’organisation. La recette a produit 6210€ avec 300 spectateurs présents.

  • Mercredi 20 avril 2022.
  • Mercredi 18 mai 2022.

Puis deux soirées délocalisées chez Eric à la Résidence du Chassezac à Maisonneuve.

  • Mercredi 15 juin 2022.
  • Mercredi 21 septembre 2022.

Retour à la CRYPTE les :

  • Mercredi 19 octobre 2022.
  • Mercredi 9 novembre 2022.
  • Mercredi 21 décembre 2022.

Nous avons organisé une réunion du CA avant chaque soirée, pour caler l’organisation. Sadek s’occupe de la programmation des intervenants, car il est important de quantifier le nombre d’intervenants, le temps d’intervention de chacun afin de respecter une équité (pas toujours facile).

Nous souhaitons maîtriser le TIMING pas au-delà de 2 heures en intégrant l’entracte de la buvette.

Par la suite, nous avons constaté un taux de participation en régression, lié d’une part à la pandémie du COVID, et quelques intempéries qui ont dissuadé les sorties, en particulier celui du 15 novembre (VIGILANCE ORANGE). Seuls les locaux, et les AFFICIONADOS étaient présents.

Actuellement, nous plafonnons à une trentaine de spectateurs en moyenne.

Eric est responsable de la mise en place de la sonorisation, et des balances en amont, désormais, il a été décidé collégialement de sonoriser la salle à partir de notre propre matériel, car il est trop aléatoire d’utiliser le matériel de la salle.

Beaucoup d’utilisateurs potentiels dérèglent le matériel, et le temps de remise en ordre des réglages est trop long, avec des résultats souvent décevants.

Patrick gère la lumière de la salle, cela est plus simple, et il a bien trouvé ses marques.

Avec Sylvie, qui avec Antoine ont rejoint le Conseil d’administration, il gère la logistique Buvette. Notre fournisseur est la société ABD de RUOMS.

Se pose encore aujourd’hui le problème de la communication en amont, la production et la distribution des affiches.

Toute l’équipe en place se mobilise le mercredi après-midi pour installer la salle, la sonorisation, les lumières, les balances, la buvette, merci à toute l’équipe qui met son énergie pour que tout aille pour le mieux … Même si on se dit que l’on pourrait faire mieux … l’important c’est que nous soyons bien ensembles, complices, et heureux de nous retrouver … La Musique adoucit les moeurs … Je confirme.

Eric a construit le site Internet de l’association, et gère les affiches en numérique, il faudra sans doute produire un affichage plus large au moins 15 jours avant dans les communes limitrophes pour être plus visibles.

La Mairie de Lagorce nous a inclus dans son bulletin « Info Mairie Lagorce » hebdomadaire.

Nous avons souhaité lors de la programmation des soirées ne pas nous télescoper avec les soirées des FINGERSTYLE RENDEZ VOUS de Vals organisées les 2èmes jeudis du mois.

En accord avec Violette EGON, nous avons retenu le principe des 3èmes mercredis du mois, sous réserve de la disponibilité de la CRYPTE.

Nous avons fait une demande de subvention de fonctionnement auprès de la municipalité de Lagorce le 21 février 2022, et avons obtenu la somme de 150,00€ versée le 25 août 2022.

Dans les charges, la municipalité de Lagorce met à disposition la CRYPTE gratuitement, mais nous facture la somme de 30€ pour chaque soirée correspondant au passage d’un agent de nettoyage.

Pour 2022, nous avons payé 210€ pour les 7 soirées produites à la CRYPTE.

Dans les recettes hormis les adhésions (30 adhérents) qui rapportent 20€ x 30 = 600€, le principe de la participation libre donne en moyenne de (50 à 150€).

La buvette organisée à l’étage, et gérée par Patrick aidé par Sylvie rapporte une moyenne de (50 à 70€). Pour la saison 2023 nous proposons , et avons validé avec Violette EGON les dates suivantes.

  • Mercredi 18 janvier 2023.
  • Mercredi 01 février 2023.
  • Mercredi 15 mars 2023.

•    Pour information FingerStyle Rendez Vous sera à la CRYPTE le jeudi 13 avril.

  • Mercredi 26 avril 2023.
  • Mercredi 24 mai 2023.
  • Mercredi 07 juin 2023, (ou chez ERIC à la Résidence du Chassezac).
  • Mercredi 19 juillet 2023. (date réservée, mais à valider).
  • Mercredi 16 août 2023. (date réservée, mais à valider).
  • Mercredi 20 septembre 2023. (ou chez ERIC à la Résidence du Chassezac).
  • Mercredi 18 octobre 2023.
  • Mercredi 15 novembre 2023.
  • Mercredi 13 décembre 2023. (qui est mieux que le 20 décembre trop proche des fêtes de NOEL).

Dans nos statuts, nous avons évoqué la possibilité de programmer un artiste local sous réserve bien sûr de la disponibilité de la CRYPTE.

Dans ce cas de figure, la location de la salle se monte à 150€ si le concert fait l’objet d’une billetterie avec déclaration SACEM, plus 30€ de ménage.

Pour 2023 Patrice JANIA et Marie LIEBY ont fait la demande auprès de l’association « GUITARES EN CHANSONS » pour l’organisation d’un concert le samedi 29 avril 2023 « Autour de mes Chansons »

Le futur conseil d’administration statuera sur le bien fondé de cette demande, et définira le niveau d’implication logistique et financier de l’association pour cette soirée.

Une demande de tarification minimale est adressée à Madame le Maire, Patrice JANIA étant adhérent à l’association GUITARES EN CHANSONS.

Voilà dans les grandes lignes le Bilan Moral du Président pour l’exercice 2022 qui est passé bien vite.

Je renouvelle une fois encore au nom du Conseil d’Administration mes remerciements à la Municipalité de Lagorce qui nous accueille dans la magnifique salle de la CRYPTE.

Et bien sûr vous adhérents, et futurs adhérents qui êtes de fidèles spectateurs … Enfin le mot de la fin …

A titre personnel, je me sens motivé pour renouveler ma candidature pour la saison 2023, et espère que d’autres personnes nous rejoindront pour nous épauler … Toutes les bonnes volontés sont les bienvenues.

Je vous remercie pour votre attention. Christian SAPIN

Président de l’Association

« GUITARES EN CHANSONS

  • BILAN FINANCIER , présenté par Patrick ROUVEYROL:

ASSOCIATION GUITARES EN CHANSONS

Compte Courant N° 00193069088

BILAN FINANCIER 2022

  LIBELLES  RECETTES  DEPENSES
 
  Adhésions (30)  600,00 € 
  Subvention Municipale  150,00 € 
  Recettes Chapeau Soirées  737,00 € 
  Recette Soirées UKRAINE  1 000,00 € 
  Recettes Buvette  375,00 € 
  Fond de caisse  70,00 € 
  Stock Boissons  122,00 € 
  Don UKRAINE   1 000,00 €
  Achats Boisson Soirées   254,24 €
  Achats Nourriture Soirées   172,59 €
  Frais Banque CRCA   4,95 €
  Assurance AXA   172,25 €
  Prestation Ménage Mairie   210,00 €
  Frais administratifs   171,00 €
TOTAUX3 054,00 €1 985,03 €
  SOLDE  1 068,97 € 
  • BILAN TECHNIQUE, présenté par Eric BENOIST:

Après les difficultés rencontrées lors des premières soirées pour utiliser le matériel de sonorisation de La Crypte, il a été décidé d’utiliser notre propre matériel qui en l’ occurence est celui d’Eric, hormis les pieds de micro.

Depuis cette mise en place nous avons retrouver une bonne qualité de son.

Quelques problèmes de remise en bonne marche des spots d’éclairage subsistent parfois, mais finalement toujours résolus par Patrick.

5)   VOTE DES TROIS RAPPORTS :

  • Bilan moral : accepté à l’unanimité.
    • Bilan financier : accepté à l’unanimité.
    • Bilan technique : accepté à l’unanimité.

6)   ELECTION DU BUREAU :

Tiers sortant :       Sylvie CANTA qui se réprésente

Patrick ROUVEYROL qui se réprésente

Vote : Renouvellements de Sylvie CANTA, et Patrick ROUVEYROL. Acceptés à l’unanimité. Patrick souhaite laisser la trésorerie à Sylvie, il assurera la buvette, et la gestion de l’éclairage.

7)   QUESTIONS DIVERSES :

  • Droit à l’image … Ajouter une mention autorisation sur le bulletin d’adhésion.
  • Affectation d’une somme au Restos du Coeur … Seulement après avoir vu avec la SACEM Monsieur Marc PAGAN.
  • Participation payante au Brunch d’avant soirée … OK pour 5€/personne, sur inscription.
  • Octobre Rose … Sylvie et le Dr Cécilia FERRER souhaitent organiser en Octobre une conférence en fin de première partie, prévoir un thème de chansons sur ce sujet… La totalité de la recette sera affectée à la Ligue contre le cancer du sein, la date choisie est le vendredi 20 octobre.. Il faudra prévoir une importante campagne d’information et de communication.

Madame le Maire est partante pour ce genre d’action.

  • Madame le Maire nous donne quelques explications sur l’avenir de la gestion de La Crypte. La municipalité souhaiterait la confier à un professionnel à partir de septembre 2023.

Une réunion avec les divers partenaires et utilisateurs de la salle devrait se faire au printemps.

  • Il a été évoqué l’idée de décaler la soirée du mercredi au vendredi afin d’avoir plus de public. Difficile de changer ce 1er semestre puisque les dates ont déjà été arrêtées, mais cela reste une piste de réflexion.
  • Tarif d’adhésion … maintenue à 20 € pour l’année 2023. Fin d’assemblée générale : 22h19mn32s

Verre de l’Amitié …